Zapytanie ofertowe w zakresie usług ochrony terenu Wspólnoty Mieszkaniowej Ostoja Wilanów dla Wspólnoty Mieszkaniowej "Ostoja Wilanów" w budynku przy ul. Hlonda 2 w Warszawie.

Zapytanie ofertowe w zakresie usług ochrony terenu Wspólnoty Mieszkaniowej Ostoja Wilanów

Szanowni Państwo,

Zarząd Wspólnoty Mieszkaniowej Ostoja Wilanów przy ul. Hlonda 2 w Warszawie zwraca się o przedłożenie oferty na usługę ochrony obiektu zgodnie z poniższą specyfikacją:

Obiekt: kompleks ok. 20 nowoczesnych budynków mieszkalnych, 82 klatki schodowe z dźwigami osobowymi, zbiorcze hale garażowe  ( na poziomie 0, -1, -2 w zależności od  budynku), obszerne tereny zielone oraz sieć dróg wewnętrznych z organizacją ruchu; system monitoringu; teren nieogrodzony; sąsiedztwo 2 budów;

Opis aktualnego systemu ochrony: oparty  na ochronie fizycznej w pięciu dyżurkach umiejscowionych w różnych budynkach osiedla bez centrum dowodzenia, w każdej z dyżurek  osobny system podglądu monitoringu wizyjnegoi po 2 pracowników ochrony.

1. Obowiązki:

- utrzymywanie bezpieczeństwa  na terenie obiektu: dozór  terenu zewnętrznego, parku leśnego, parku ze sztucznym zbiornikiem wodnym, hal garażowych, klatek schodowych, pomieszczeń gospodarczych; zapobieganie popełnianiu czynów noszących znamiona wykroczeń (przede wszystkim związanych z nieprawidłowym parkowaniem na terenie osiedla) i przestępstw zgodnie z zaakceptowaną instrukcją ochrony obiektu;

- przekazywanie uwag administratorowi o zauważonych awariach lub uszkodzeniach mienia Wspólnoty, zanieczyszczeniach czy nieporządku;

- bezpośredni nadzór i monitoring nad działalnością osób/firm trzecich przybywających na terenie Wspólnoty (np. firmy serwisowe, ekipy filmowe, etc.);

- przesyłanie do wyznaczonych osób raportów dziennych ochrony w formie elektronicznej do godz. 12:00 dnia następnego, a raportów weekendowych do poniedziałku do godz. 12:00;

- wyposażenie pracowników w skuteczne środki komunikacji na całym terenie obiektu, włącznie z garażami podziemnymi oraz zapewnienie mobilności pracowników ochrony;

- oddelegowanie do realizacji umowy ze Wspólnotą licencjonowanych pracowników ochrony, w tym Kierownika zmiany z uprawnieniami do udzielania pierwszej pomocy oraz podstawową znajomością języka angielskiego;

- posiadanie na terenie obiektu w pełni wyposażonej apteczki (stosownie do przepisów prawa);

- posiadanie na terenie obiektu aparatu cyfrowego;

- stosowanie systemu odbijania ręcznego (ew. zmiana umiejscowienia czujek lub zwiększenie ich ilości na żądanie Zleceniodawcy) z rejestracją podjętych działań oraz systemu powiadamiania antynapadowego;

- przeszkolenie kadry pod kątem zapewnienia bezpieczeństwa, powiadamiania w przypadku awarii, znajomości obsługi systemu przeciwpożarowego, raportowania wszelkich ujawnionych usterek budynków lub terenu zewnętrznego do administracji, ewidencjonowania wydawanych kluczy, kontroli wstępu i pobytu  na terenie obiektu firm wykonujących przeglądy, naprawy, awaryjnego uwalniania osób uwięzionych w windach,  znajomość lokalizacji urządzeń technicznych i gaśniczych, znajomość lokalizacji zaworów odcinających media dla nieruchomości w celu sprawnego reagowania w sytuacji zagrożenia,  znajomość procedur obowiązujących we Wspólnocie oraz innych poleceń Zarządu i administracji;  

- zapewnienie skutecznej ochrony terenu Wspólnoty w trakcie imprez organizowanych w bezpośrednim sąsiedztwie Wspólnoty np. przy Świątyni Opatrzności Bożej, na Al. Rzeczpospolitej, proponowanie z właściwym wyprzedzeniem rozwiązań zapewniających skuteczną ochronę w w/w sytuacjach i im podobnych;

- sprawowanie nadzoru nad ruchem osobowym i samochodowym na terenie obiektu, naklejanie naklejek informacyjnych na źle zaparkowane pojazdy, wzywanie Straży Miejskiej do interwencji w sprawie źle zaparkowanych pojazdów oraz służb holowniczych w celu odholowywania źle zaparkowanych pojazdów;

- zapewnienie stałego, dostępnego w trybie 24/7 interwencyjnego numeru telefonu komórkowego do zgłaszania zdarzeń przez mieszkańców oraz firmy obsługujące osiedle;

- wyposażenie pracowników w jednolite umundurowanie z uwzględnieniem obuwia z logo firmy oraz identyfikatorem imiennym;

- obsługa systemów ppoż., wedle potrzeb wzywanie straży pożarnej, policji, pogotowia;

3.     Oczekiwania co do jakości usługi:

- maksymalna długość zmiany 12h - nieprzekraczanie maksymalnego czasu wykonywania obowiązków przez zatrudnionych na terenie Wspólnoty pracowników;

- opuszczanie posterunku przez pracowników tylko i wyłącznie po przekazaniu go zmiennikowi potwierdzonym  wpisem do Książki służby;

- prowadzenie częstych i nieregularnych obchodów obiektu;

- współdziałanie ze służbami interwencyjnymi, Policją, Strażą Miejską, Administracją obiektu;

- natychmiastowe powiadamianie służb oraz wyznaczonych osób w sytuacjach zagrożenia;

- prowadzenie Książki Służby;

- przygotowanie Planu Ochrony Obiektu, jego przestrzeganie i aktualizowanie wraz ze zmianami zachodzącymi na obiekcie oraz w jego bezpośrednim otoczeniu;

- utrzymywanie pomieszczeń ochrony w należytym stanie estetycznym i higienicznym;

- wprowadzenie sprawnego i skutecznego  mechanizmu kontroli wewnętrznej zapewniającego rzetelną realizację zadań określonych w umowie;

- możliwość wymiany pracowników ochrony na wniosek zarządu/rady/administracji w przypadku uzasadnionych zastrzeżeń co do jakości pracy ochrony;

- nadzór licencjonowanego inspektora ochrony nad pracownikami, dostępność inspektora pod telefonem;

- akceptacja kar umownych za niewłaściwą realizację usługi;

- zapewnienie przybycia załogi interwencyjnej w ciągu maksymalnie 5 minut w godzinach nocnych oraz 10 minut w godzinach dziennych;

- przeprowadzenie audytu systemu ochrony, w tym monitoringu tj. kamer, rejestratorów, monitorów, na min. 1 miesiąc przed wejściem na teren obiektu i opracowanie propozycji niezbędnych zmian w celu zapewnienia jego efektywnego funkcjonowania;

- wykazanie doświadczenia w ochronie wielobudynkowych osiedli mieszkaniowych;

- wskazanie sposobu likwidacji drobnych szkód będących skutkiem zaniechaniem lub nieskutecznym działaniem pracowników ochrony;

4.   Przewidywany czas trwania umowy: 2 lata. Możliwość wypowiedzenia umowy dla obu Stron ? z 3 miesięcznym okresem wypowiedzenia;

5. Zakres oferty: Oferta powinna zostać przygotowana na usługę funkcjonującą w obecnym systemie po dokładnym zapoznaniu się z Obiektem z uwzględnieniem wymienionych w zapytaniu oczekiwań. Warunkiem koniecznym ważności oferty jest załączenie pisemnej próby  analizy / oceny skuteczności aktualnych rozwiązań oraz wskazanie ewentualnej innej, w ocenie oferenta skuteczniejszej, preferowanej koncepcji zorganizowania ochrony Wspólnoty - o ile obecna nie jest zdaniem oferenta optymalna;

Do oferty należy dołączyć:

- propozycję treści umowy (wzór umowy);

- oświadczenie na temat przedziału wiekowego agentów ochrony przewidzianych do realizacji umowy;

- oświadczenie na temat gotowości i możliwości oferenta do świadczenia i rozszerzenia zakresu usługi w miarę rozbudowy nieruchomości (docelowo oddane do użytkowania będą kolejne 4 etapy osiedla tzn. C4, C2, B4, B2);

- aktualną polisę (pełną treść) ubezpieczeniową OC z rozszerzeniem odpowiedzialności o skutki działań podwykonawców z sumą ubezpieczenia nie niższą niż 2,000,000 zł (słownie: 2 miliony złotych);

- potwierdzone za zgodność z oryginałem kopie certyfikatów uprawniających do prowadzenia działalności w zakresie ochrony osób i mienia w formie fizycznej i zabezpieczenia technicznego;

- referencje dotychczasowych usługobiorców wraz z podaniem kontaktu do osób nadzorujących ochronę w celu weryfikacji jakości świadczonych usług - min. 5;

- aktualne zaświadczenie z właściwego rejestru przedsiębiorców;

- pełnomocnictwo, w przypadku osób nieupoważnionych w dokumentach rejestrowych;

- oświadczenie o niezaleganiu w opłacaniu podatków, zwolnieniu, odroczeniu lub rozłożeniu na raty zaległych płatności ? zaświadczenie właściwego Naczelnika Urzędu Skarbowegowystawione nie wcześniej niż na 3 miesiące przed terminem złożenia oferty;

- oświadczenie o niezaleganiu w opłacaniu składek na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne, zwolnieniu, odroczeniu lub rozłożeniu na raty zaległych płatności ? zaświadczenie ZUS wystawione nie wcześniej niż na 3 miesiące przed terminem złożenia oferty;

- oświadczenie o wykonaniu co najmniej 2 podobnych usług lub dostaw, załączenie dokumentów potwierdzających należyte wykonanie ? referencje będą wpływały na decyzję przy wyborze oferty;

-  schemat organizacyjny ochrony (ilość posterunków, godziny pełnienia ochrony) oraz wstępnego zakresu obowiązków agentów ochrony, ich wyposażenia oraz procedur postępowania:

a) w przypadkach alarmowych (napad, włamanie, pożar),

b) w sytuacjach nietypowych (zakłócanie ciszy nocnej, niewłaściwe parkowanie),

c) w kwestii zasad nadzoru nad ruchem osobowym/samochodowym,

- ocenę obecnego stanu zabezpieczenia obiektu, w szczególności systemów zabezpieczenia technicznego (SSWiN, CCTV) i ewentualne propozycje modernizacji;

Oferty w formie papierowej w zaklejonych, zapieczętowanych kopertach prosimy składać w terminie 2 tygodni, tj. do dnia 21.02.2014r. na adres Administrator Wspólnoty Mieszkaniowej Ostoja Wilanów, Biuro Administracji, ul. Hlonda 2 klatka F, 02-972 Warszawa z dopiskiem ?Konkurs na ochronę WM Ostoja Wilanów?

Pytania o specyfikację oferty proszę kierować na adres: ostoja@lux-dom.pl

Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.

                                                                                                                             Z poważaniem,

Zarząd Wspólnoty Mieszkaniowej Ostoja Wilanów